GTD е абревиатура за английския израз “getting things done” или в (свободен) превод на български език: “да си свършиш работата”.
Авторът на системата GTD – Дейвид Алън, предлага гъвкави методи за намаляване както на количеството на задачите, така и на времето за тяхното изпълнение.
Как да си вършим по-добре работата?
Системата GTD се базира на няколко принципа:
– Информацията за набелязаните задачи трябва да бъде не в главата ни, а на някакво по-надеждно място. По този начин нашата оперативна памет се освобождава, а едновременно с това изчезва и страхът да не забравим нещо важно – следователно ние имаме повече енергия за творчески задачи.
– За повечето хора работата е свързана с много задачи и постоянно превключване от една дейност на друга. Възниква впечатлението за огромен обем работа, в който много трудно могат да се разграничат перспективите и глобалните задачи.
– Старите системи за организация на задачите (от рода на предварителен план за седмицата) не са ефективни: една задача влече зад себе си друга, а някои се отлагат за неопределено време и т.н.
GTD е триизмерен модел за планиране на работата.
Заедно с новото – трето – измерение, се появява и нова философия.
Какво да направим с постъпващата информация?
Последователността от действията ни трябва да бъде следната:
1. Да разберем изисква ли входящата информация по-нататъшни действия? Ако не изисква, тя трябва да се премести в едно от трите места: в боклука, в папка “отложено” или в справочния материал.
2. Ако входящата информация изисква някакви действия, трябва да определим какъв е желаният резултат.
3. Трябва да разберем можем ли да се справим с тази работа за две минути (между другото за това време могат да се направят много полезни неща: разговор по телефона, простиране на дрехите от пералнята, написване на списък с предстоящите задачи за утрешния ден и т.н.). Ако задачата може да се изпълни за две минути, я изпълняваме. Ако изисква повече време, трябва да я прехвърлим върху някой друг. А когато това не е възможно, тогава се налага да преразпределим задачата в един от двата раздела: с определен срок или когато имаме време.
Не трябва да се плашите от различните папки и раздели. Хората, които са се сблъсквали със системата на организация на работните процеси няма да се учудят ни най-малко: GTD също се базира на необходимостта от планиране на действията – както на краткосрочните, така и на дългосрочните.
И така, вземаме лист хартия и в произволен ред правим списък на това, което ни се “иска”: стремежи, проекти, потребности, които трябва да реализираме сега или в бъдещето. Високите цели тук могат да бъдат в съседство с битовите нужди, а простите планове – до мащабните проекти, които ни изглеждат недостижими. Когато всички планове са вече написани, те трябва да бъдат сортирани.
На първо място поставяме текущите проекти – т.е. всичко, върху което работите сега. На второ място – плановете за 1-2 години напред, т.е. това, с което искате да се заловите в близко време и на трето – вижданията си за 3-5 години напред.
Един от основните съвети на GTD-системата е да поразмислим на тема: “Какъв ще бъде нашият живот след 20 години и как да постигнем това?”.
След това трябва да решим как можем да реализирам всеки един от тези планове.
Всеки план трябва да се разглежда като проект, изискващ определена последователност от действия в името на желания резултат. Затова трябва да изпишете последователно действията, водещи до целта.
А за да се справите с всички задачи, трябва да разчистите пространството от рутината и маловажните неща. За тази цел вие се нуждаете от различни папки и каталози.
Списък със задачите вече имаме. Сега ние се нуждаем от “хранилище” или каталог. Ето как да го оформите:
“Входящи”: (за целта е подходяща каквато и да е кутия), в която трябва да попада входящата информация, фиксирана на хартия.
Папка: “Спешни” събира задачите, които трябва да се изпълнят бързо и в определен срок.
Папка: ”Когато имам време” съхранява проектите, отложени за по-добри времена.
Папка:”Отклик” пази тези проекти, чието развитие зависи от намесата на трети лица, очакване на телефонно позвъняване, разрешение, виза и т.н.
Дейвид Алън предлага да си създадем още едно хранилище: “Справочна информация”, което да съхранява чуждите визитки, адресите, телефоните, и всички други неща, облекчаващи работата ни.
Системата GTD е доста гъвкава, тя може да се развива и модифицира от всеки желаещ. Самият Дейвид Алън сравнява владеенето на GTD с бойните изкуства, имайки пред вид, че всеки боец внася в боя елементи от своята собствена индивидуалност.
