В деловото ежедневие често се налага да вършим по няколко задачи едновременно. Трагичният резултат от подобни опити за жонглиране е, че в края на деня не можем да отговорим на въпроса какво всъщност сме правили цял ден и къде е отишло цялото онова време, с което сме разполагали.
Как да се съсредоточим в работата си, за да бъдем по-ефективни в изпълнението на служебните задължения?
Ето няколко предложения:
1. Определете ясно основните цели за деня
Създайте си навик ежедневно да си правите план за деня – писмено. Определете основните задачи и ако е необходимо – добавете подточки, за да бъде планът ви максимално ясен. Ако нещо (или някой) в течение на деня се опита да ви разконцентрира – погледнете списъка и така веднага ще “визуализирате” отново ефективното протичане на деня ви.
2. Обозначете подцелите
Важно е да имате “голямата картина” – т.е. да сте наясно с големите цели, но вероятно, за да стигнете до тях, ще трябва първо да свършите куп други неща. Подцелите са своеобразна стълба към големите цели и планираното им изпълнение ще ви приближи към желания краен резултат. Същевременно, отмятането на изпълнените подзадачи ще ви е сигурен ориентир къде се намирате на пътя.
3. Определяйте приоритети
Важно е да можете правилно да преценявате кое е най-важното в момента. Някои задачи трябва да бъдат изпълнени в определен срок и понякога те ще бъдат най-отгоре в списъка ви, но не всички срочни задачи са същевременно и най-важните в по-дългосрочна перспектива.
4. Правете си самоотчет редовно
Сверявайте постоянно с плана си това, което вече сте свършила и онова, което още не сте. Важно е списъкът ви да не е твърде амбициозен, а реално да се опитате да прецените колко неща може да свършите за един ден. Ако някоя задача остане недовършена – запишете я в плана си за следващия ден. Така ще сте приключила успешно днешния.
5. Вие решавайте в каква последователност да вършите задачите си
Сигурно ви се е случвало да си кажете: “Ох, това не ми се прави точно сега” и да започнете да “пилеете” време, отлагайки изпълнението на задачата. Нормално е понякога да имате настроение за едно, а друг път – за друго. За да ви стига времето обаче, започнете деня си с това, което ви се прави в момента и когато ви обземе “работно настроение”, пристъпете към изпълнението на по-малко привлекателните задължения.
6. Вършете най-важното сутрин
Ако обемът на работата ви се е увеличил, направете така графика си, че най-важните задачи да бъдат изпълнявани сутрин. По този начин ще използвате най-ефективно силите си и ще дадете възможност на тялото и съзнанието ви да се поразтовари през втората половина на деня.
