Ако искате хората да отговарят винаги на вашите електронни писма (и желателно веднага), вие трябва да сте наясно с основните правила за тяхното съставяне. И ако смятате, че тази информация ви е напълно излишна, грешите. Електронните писма играят не по-малка роля в бизнес общуването, отколкото личните. Не трябва да се пренебрегва и фактът, че чрез писма е много по-трудно, отколкото при непосредствена среща, да се създаде необходимото впечатление, защото тук разполагате само с едно оръжие – умението ви да организирате мислите си правилно като изказ и като оформяне на писмото.
Предлагаме ви основните правила, с които е добре да се съобразявате при писмената комуникация:
1. Задължително използвайте полето ”относно”. Ако писмото няма тема, то може да бъде прието за спам, да попадне директно в спам-директорията на програмата за електронна поща или пък, ако все пак влезе в директория “кутия”, адресатът може да го изтрие директно. С това правило е особено важно да се съобразите, ако сте отправили някаква молба или запитване и се нуждаете от незабавен отговор.
В “относно” не записвайте общи думи като „съвещание”. По-добре е да бъдете по-конкретни например: „Важно съвещание на 1 декември”. Но разбира се, само ако съвещанието наистина е важно. Думите като „важно” и „спешно” трябва да се иползват по предназначение, тъй като в противен случай адресатът ако вече е бил подведен от вас) може и да не обърне внимание на писмата ви.
2. Старайте се вашите писма да бъдат максимално кратки. Много от бизнесмените, ценящи всяка минута време, няма да обърнат внимание на едно твърде дълго писмо.
Първото изречение трябва да съдържа същността на писмото – това ще помогне на получателя да разбере колко важен за вас е неговият незабавен отговор. А по-нататък можете малко по-подробно да изясните проблема.
Ако писмото е по-дълго от няколко изречения, вие трябва да го структурирате добре. Разделете го на абзаци – това ще го направи по-прегледно и ще улесни адресата при неговото четене.
3. Проверете правописа си. Дори да сте убедени, че пишете грамотно, преди да изпратите писмото, проверете още веднъж дали текстът е написан правилно. Възползвайте се от специалните програми, които незабавно подчертават думите, в които са допуснати грешки.
4. Ако пишете на определено лице за първи път e-mail, не забравяйте да посочите всички възможни контакти. Най-добре е да си съставите конкретен подпис, който да включва вашето име, длъжност, телефон, e-mail и другите необходими данни. Това ще позволи на адресата да ви отговаря както му е най-удобно: по телефона, факса или чрез e-mail.
5. Използвайте за писмото си обикновен текст, без да го форматирате. Това ще ви гарантира, че получателят ще прочетете писмото ви независимо от това какви програми използва.
6. Проверявайте размера на файловете. Не си струва да изпращате файлове с размер от няколко мегабайта, ако не сте убедени, че получателят ще може бързо да ги изтегли.
