Без значение дали току-що сте назначила първия си асистент или ръководите екип от години, от това, какви са взаимоотношенията ви с вашите подчинени, зависи ефективността на работата ви. И въпреки че всеки човек и всяка ситуация са различни, има няколко основни стратегии, които ще ви помогнат за подобряване на взаимоотношенията.
Следвайте тези принципи, за да сте на ниво и да спомогнете за доброто представяне на екипа ви. И помнете: когато екипът ви се представя добре, вие се представяте добре!
Определете роля на всеки служител.
Уверете се, че вашите представи за работа в екип или за индивидуални отговорности са ясни и разбираеми. Неразбраните интерпретации ще доведат само до загуба на енергия и време и за двете страни. Започнете дефиницията си с описание на самата работа. Ако служителят не разбере ясно неговите или нейните задължения и естеството на работата, както и как неговата или нейната роля се вписва в цялостната работа на екипа, имате сериозен проблем. Служителят няма да бъде ефективен и това ще повлияе на целия екип и на неговите действия.
Направете пълен списък на очакванията си.
Това е единствения начин за оценка на поставените задачи. Тук трябва да включите срокове за изпълнение на поставените задачи и проекти, крайни срокове и контрол върху качеството, както и бъдещи сфери на развитие на уменията. Убедете се, че задачите, които поставяте за изпълнение, са реалистични за възможностите на вашите подчинени и ги запишете за по-сигурно.
Обсъдете тези очаквания с подчинените си.
Да запишете всичко е лесно. Но когато става въпрос за разговор между двама души, комуникацията може да се провали. Повечето от нас смятат, че след като са казали нещо, са били разбрани. Не винаги е така, обаче. Специалистите горещо препоръчват да се използва “аз”-форма, когато разговаряте с човека срещу вас. Използвайки “ти”-форма при общуването ще предизвика защитна реакция у вашия събеседник. Направете разликата! Ако някой ви каже: “Разбра ли какво ти говоря? Сигурен ли си?”, сигурно ще си помислите: “За кого се мисли тази? Да не съм малоумен, разбирам за какво става въпрос”. В този момент минавате на режим “защита”, а това автоматично проваля общуването. Ако вие разговаряте по този начин, човекът срещу вас престава да ви слуша и започва да планира своята отбранителна реакция.
Правилният подход е да използвате “аз”-форма на общуване, например: “От толкова време се занимавам (аз) с тази работа, че може и да не съм се изказала ясно (аз). Моля, кажи ми, ако съм пропуснала (аз) да уточня някои въпроси, които те интересуват”. Така предразполагате вашия подчинен към по-открита и ясна комуникация.
Нека този начин на изказване – в първо лице, единствено число – ви стане навик. Започнете да практикувате още днес – след 3-4 седмици “аз”-формата ще се превърне в естествения ви стил на общуване.
Хвалете публично, критикувайте насаме.
Критиката, по начало, действа унизително. Винаги трябва да критикувате подчинените си насаме. А добрите постижения трябва да се обявяват пред целия екип.
Покажете, че цените идеите и помощта на подчинените си.
Кога за последен път благодарихте на подчинен за помощта му? Кога последно му написахте лично благодарствено писмо? Тези инвестиции имат огромна възвръщаемост.
Покажете личен пример.
Хората учат най-добре чрез примери. Каквито и стандарти на работа да поставяте за другите, те трябва да бъдат валидни и за вас самата.
Уверете се, че подчинените ви са ви разбрали правилно.
Когато давате инструкции, накарайте някой да повтори какво е чул и разбрал. Добре е да знаете, че ако просто попитате: “Разбрахте ли?”, 9 от 10 човека ще кажат “да”, дори и да си нямат идея какво искате.
Накрая: Знайте, че винаги ще има хора, които ще се справят по-добре от други. Ако, обаче, твърде много хора от екипа ви не се справят, това говори по-скоро лошо за шефа, отколкото за екипа. Да ръководиш хора е привилегия, но и отговорност. И ако сте наистина отговорен шеф, сигурно всеки ден си припомняте, че хората “не напускат работата си, а шефа”.